食品原料采购索证指南：别总想着填个表就能过关 说确实，搞食品采购的人最怕啥？不是没货，不是辞藻华丽，而是明明仓库里堆了一车货，一拿到原料供应商给的收据，心里就咯噔一下：“完了，要当证据吗？”实际上不然，真正的坑往往藏在那些看似合规却经不起推敲的单据上。咱们干这行，采购就是要把风险挡在门外，供应商给的每一份资料，都得像给大伙儿发钥匙一样，得知道如何用。 大量人认定买原料就是跟厂家打打交道，认定出个出厂合格证就行了。
哎，规矩得改改。目前不少供应商为了省事，光给你盖个章，要么让个销售随意写两句“没难题”就行。等你到了工厂要么仓库，拿着这个“没难题”去跟质检站、警察叔叔（指市场监督管理局）告状，你信不？信不信就是不知道，人家可能早就把材料补全了，要么把你那点东西给调包了。
这时候你连个理由都没有，只能硬着头皮验货，还得去跟供应商解释，就连为了应付检查，不得不砸那些你自己都舍不得吃的次品。
故此，事前要求务必的那些东西，别等事后补，反而好办有漏洞。
比方说，有些厂家为了省事，把供应商的权限制在“只需求给我个发票”；要么只让供给小票，那就要看这个发票是不是正规发票。正规发票就像身份证，是买个东西最基础的凭证，没发票，东西可能也就成了废纸。 还有啊，有些原料供应商就连有点“偷懒”，认定只要把货给全了，售后随心所欲，不用管他们当初是不是真给你卖过。
这得打个问号。
你看，有些供应商让你买如此多原料，结局你问他们，是不是跟隔壁老王卖过；要么你检查他们仓库，发现他们家确实有同款货，可是包装不一样，你拿过来一看，发现他们家卖的是你这家没买过的批次。
这时候你如何办？总不能拿着两家库存去跟对方吵架吧。
故此，你得逼着供应商给个整个的链条。整个的链条就像给别人的身体做全身检查，你得让供应商给你查清楚，他们家有没有卖过同一种原料，有没有卖过同一种异物。
这可是大事，要是没查清楚，后面出了事，你连个“原来他们家卖过”的线索都没有，到时候只能怪自己当时没细问。 除了常规的票账货，还有些细节得把脉。
比如有些原料供应商供给的发票备注栏里，写得是个“第三方加工”要么“非造环节加工”，这时候你得小心，别看法律上可能不不准，但大量企业内控流程是不准拿第三方加工单作为食品原料入库单。
这就好比你在餐馆买东西，餐厅拿的是餐厅自己的发票，你不能拿服务员给的空白单子。
故此，索证的时候，得盯着备注栏，看有没有这个“第三方加工”的字眼。
要是没有，即便他们说是非造环节加工，只要备注里没写，原则上也不能入账。
另外，有些供应商可能会让你直接拿“采购清单”来充数，那也得慎重。你的清单得写得清清楚楚，连造日期都列出来，连包装种类都写明白，连批号都列出来，不能含糊其辞。含糊其辞的后果，就是后面要是真出了难题，你也找不到这段证据链，到时候你不仅得赔钱，还得挨批。 有些供应商为了省事儿，让你直接由销售要么采购人员去验收，把验收单签了，然后不管这货有没有难题，就当没给过一样。
这绝对是大忌。验收单不是摆设，它是你掌握货权、锁定风险的凭证。
要是供应商说“货没难题，你签了就行”，那你签的时候心里没底，货里可能有异物，你签了这单，后面要是真出事了，供应商可能就会用这单逃避责任。
故此，验收环节务必有个动作，不是好办的签字，而是要看实物。
看包装有没有破损，看里面有没有异物，看索证上的批号对不对。
要是实物跟索证上的信息对不上，哪怕索证上的批号是新的，但实物里的批号是旧的，那你这块索证工作是没做对，这个风险你务必自己扛着。 最终，还得提一下，有些供应商供给的索证资料，可能只是你买那一单原料的，根本就没有全量索证。你说，买一单拿一堆，买一堆拿一堆，这不叫索证，这叫“有备无患”吧。但有些供应商为了图省事，只让你拿这个，让你认定万事大吉。
这彻底行不通。你得给供应商一个明确的指令，你买这一单原料，我要这一整套，我要全量索证。别到时候买了这一箱，还要问供应商这箱里有没有类似的原料，要么有没有类似的异物。
这事儿，目前查得严，你查不到的，肯定是要罚款的。 说到底，索证不是为了应付检查，是为了你的钱和命。供应商给的每一份资料，都是你赶明儿可能拿到手的“救命粮”。你要是把这当冷板凳，想凑合凑合，那后面出事了，你连个台阶都踩不下去。
故此，在索证的时候，你得把供应商逼住，让他给你出具整个、准、可追溯的证据链。别指望他能给你省事，能省事，他就完了。咱们干这行的，讲究的是踏实，不是虚浮。货没买到，钱没花出去，反正都白搭。
故此，索证这块，一定要细致，一定要到位，别到时候，拿着个假章，被人骗了，那才叫真事儿。


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